Kurumsal Organizasyon

Kurumsal etkinliklerde en sık yaşanan sorun, her kalem için ayrı tedarikçiyle muhatap olmaktır: mekân ayrı, ses-ışık ayrı, ikram ayrı, personel ayrı. Bir gecikme olduğunda sorumluluk kimsede kalmaz.

Sahnego organizasyonu tek elden alır ve tek sözleşme üzerinden yürütür. Satın alma tarafında bu, tek fatura ve tek muhatap demektir; etkinlik gününde ise kurulumun tamamının aynı planla ilerlemesi demektir.

Kurumsal etkinliğin teknik ihtiyacı düğünden farklıdır: sunum ekranı ve yedek bilgisayar, kürsü ve yaka mikrofonu, çeviri kabini, kayıt ve canlı yayın. Bunlar ses-ışık paketinin dışında planlanan kalemlerdir.

En kritik nokta yedeklemedir. Tek mikrofon, tek bilgisayar ve tek bağlantı ile kurulan bir program, tek arızada durur. Konuşmacı sayısı fazla olan etkinliklerde yedek sistem planlamak, sonradan telafi edilemeyecek bir riski baştan kapatır.

Konuşmacıların sahneye çıkış sırası, video geçişleri ve ödül töreni akışı etkinlik günü değil, öncesinde prova edilir. Prova için ayrılan bir saat, programda yaşanacak kaymaların çoğunu ortadan kaldırır.

Yazılı akış planı (rundown) sahne arkası, teknik ekip ve sunucu arasında ortak dildir. Bu plan olmadan yapılan etkinliklerde en sık kaybedilen şey zamandır.

Kurumsal etkinliğin başarısı salondaki hava ile değil, önceden belirlenmiş bir hedefle ölçülür. Bayi toplantısında katılım oranı ve toplantı sonrası sipariş hareketi, lansmanda basın ve sosyal medya yansıması, çalışan etkinliğinde katılım ve geri bildirim anketi bakılan başlıklardır.

Bunun pratik karşılığı planlamaya iki kalem eklemektir: kayıt sistemi (kimin katıldığı) ve görsel arşiv (fotoğraf ve video). Kayıt olmadan katılım oranı sonradan hesaplanamaz; görsel arşiv olmadan etkinlik iç iletişimde kullanılamaz.

Etkinlik sonrası teşekkür iletisi ve materyal paylaşımı da akışın parçasıdır; bunu program biterken değil, planlama aşamasında kurguluyoruz.

Katılımcı sayısı, mekân türü, teknik kapsam, ikram, personel, prova süresi, ulaşım ve konaklama maliyeti belirler. Şehir dışı katılımcı varsa transfer ve konaklama ayrı kalemdir.

Yayımlanan tutarlar başlangıç fiyatıdır; kesin fiyat yazılı teklifte belirlenir.

Teklif için bize yazın: katılımcı sayısı ve profili, etkinliğin amacı, tarih ve şehir, mekân belirlendi mi, konuşmacı sayısı, sunum-kayıt-yayın ihtiyacı, ikram kapsamı, şehir dışından gelen katılımcı olup olmadığı.

Büyük kurumsal etkinliklerde, gün boyu sahada bulunup tedarikçiler arasındaki zamanlamayı ve akışı koordine eden bir organizasyon sorumlusu görevlendirilebilir; bu kişi kurumun kendi ekibiyle Sahnego'nun sağladığı hizmetler arasında tek bir iletişim noktası görevi görür.