Kurumsal Etkinlik

Amacı tek cümlede yaz: bayilere yeni ürünü tanıtmak, ekibi yıl sonunda bir araya getirmek, basına duyuru yapmak, müşteri sadakatini güçlendirmek. Bu cümle sonraki her kararın ölçütü olur.

Amaca göre başarı göstergesi de değişir. Katılım oranı mı, basında yer alma mı, toplanan iletişim bilgisi mi, çalışan geri bildirimi mi? Bunu baştan belirlemezsen etkinlik sonrası değerlendirme yapılamaz.

Tedarikçiye brief verirken bu cümleyi ve göstergeyi paylaş. İyi bir ajans buna göre öneri getirir; getirmiyorsa yalnız operasyon yapıyor demektir.

Kaç kişi, hangi unvanlarda, nereden geliyorlar? Şehir dışından katılım varsa ulaşım ve konaklama ayrı bir kalem olur ve davet saatini de değiştirir.

Program süresi katılımcı profiline göre kurulur. Yoğun çalışan bir grup için uzun sunum blokları verimsizdir; ara ve etkileşim bölümleri programa yazılmalıdır.

Yemek düzeni de buna bağlıdır. Ayakta kokteyl düzeni tanışmayı artırır, oturmalı düzen ise konuşma ve sunum için uygundur. İkisinin karışımı gerekiyorsa alanın buna göre planlanması gerekir.

Sunum yapılacaksa görüntü, ses ve bağlantı üçünün de yedeği olmalıdır. Tek bir kablonun çalışmaması, bütün programı durdurur.

Tedarikçiye şunları sor: yedek projeksiyon ya da ekran var mı, yedek mikrofon kaç adet, internet gerekiyorsa hattın yedeği ne? Canlı yayın yapılacaksa bu sorular daha da kritiktir.

Sunum dosyalarını etkinlikten önce topla ve tek bir cihazdan çalıştır. Konuşmacıların kendi bilgisayarıyla bağlanması, en sık yaşanan gecikme sebebidir.

Teknik ekip etkinlik boyunca salonda kalacak mı? Kurup giden bir ekiple riski kurum üstlenir.

Karşılama ve kayıt. Girişte oluşan kuyruk, etkinliğin ilk izlenimidir. Kaç kayıt masası gerektiğini katılımcı sayısına göre hesaplat.

Yaka kartı ve yönlendirme. Büyük mekânlarda salon bulmakta zorlanan katılımcı geç oturur ve program kayar.

Özel beslenme. Katılımcılardan gelen vejetaryen, glutensiz ve alerji bilgisi kayıt formunda toplanmalı ve catering firmasına iletilmelidir.

Fotoğraf ve içerik. Etkinlikten sonra kullanılacak görsel ve videonun kim tarafından, hangi formatta ve ne zaman teslim edileceği sözleşmede yazmalı.

Son olarak değerlendirme. Katılımcı geri bildirimi toplanacaksa bunun yöntemi etkinlikten önce hazırlanmalıdır.

Bütçe onayı ve fatura süreci. Kurumsal işlerde ödeme koşulu ve fatura biçimi çoğu zaman tedarikçi seçimini belirler; bunu ilk görüşmede sor.

Marka görünürlüğü. Logo kullanımı, branda ve dijital ekran içeriğinin hangi ölçüde hazırlanacağını ve teslim tarihini yazılı netleştir.

Gizlilik. Basına kapalı bir programsa fotoğraf ve video paylaşım kuralını tedarikçiyle sözleşmeye bağla.

Yedek tarih. Kurumsal etkinliklerde tarih değişikliği olağandır; erteleme hâlinde kaporanın ne olacağını baştan konuş.