Parti Organizasyonu

1. Tarih ve saat. Hafta içi mi hafta sonu mu, gündüz mü gece mi? Bu tek karar hem mekân seçeneklerini hem fiyatı hem katılım oranını belirler.
2. Davetli sayısı. Kesin liste değil, üst sınır. Mekân bu sayıya göre seçilir ve sonradan büyütmek genelde mümkün olmaz.
3. Mekân. Kapalı salon, villa, teras, restoran ya da açık alan. Ses saati, ikram kuralı ve elektrik altyapısı bu adımda öğrenilir.
4. Müzik ve ses. Mekânın kuralları belli olduktan sonra DJ, canlı müzik ya da sistem kararı verilir.
5. İkram. Mekân kendi mutfağını mı dayatıyor, dışarıdan gelebiliyor mu?
6. Süsleme ve ekstralar. Alan ve tema netleştikten sonra.

Bütçeyi tek bir kaleme yığmak en sık yapılan hata. Görkemli bir süsleme, ses sistemi yetersizse hiçbir işe yaramaz; kalabalık bir müzik kadrosu, alan darsa değerini kaybeder.

Bütçeyi bölerken şunu sor: davetli bu partiden ne hatırlayacak? Cevap "müzik" ise ağırlığı oraya ver. "Yemek" ise oraya. Herkese aynı formülü uygulamak yerine partinin karakterine göre dağıt.

Ayrıca her zaman bir tampon pay ayır. Fazladan gelen davetli, uzayan saat, beklenmedik ekipman ihtiyacı gibi kalemler neredeyse her organizasyonda çıkar.

Her hizmeti ayrı tedarikçiden almak genelde daha ucuza gelir ama koordinasyon yükü sana kalır: kurulum saatleri çakışabilir, elektrik yetmeyebilir, kimse diğerinden haberdar olmayabilir.

Tek bir organizatörle çalışmak bu yükü kaldırır ama esnekliği azaltır. Ara yol: kritik ve birbirine bağımlı kalemleri (ses, ışık, sahne) tek elden al, bağımsız olanları (pasta, süsleme, fotoğraf) ayrı ayrı çöz.

Hangi yolu seçersen seç, tüm tedarikçilere aynı saat çizelgesini yazılı olarak ver. Kimin kaçta girip kaçta çıkacağı tek bir belgede olsun.

Katılım sayısını bilmeden ikram, oturma ve mekân planı yapılamaz; ama davetlilerin çoğu kesin cevap vermez.

İşe yarayan yöntem, davetiyeye bir son cevap tarihi koymak ve o tarihten sonra sayıyı sabitlemek. Tarihi etkinlikten yeterince önce belirle ki mekân ve ikram sayısını güncelleyebilesin.

Cevap vermeyenleri tek tek aramak zahmetli görünse de en güvenilir yol. Özellikle ikramın kişi başı hesaplandığı davetlerde tahmini sayı doğrudan maliyete yansır.

Bir de artı bir meselesini baştan netleştir: davetliler eş veya arkadaş getirebilecek mi? Bu tek cümle, sayının beklenmedik biçimde büyümesini önler.