Açık Hava Etkinliklerinde Nelere Dikkat Edilmeli?
Bahçe düğünü, açık hava konseri ve dış mekân organizasyonlarında hava, elektrik, zemin ve izin başlıklarının yönetimi.
Güncelleme:
Açık hava, kapalı mekânın sunduğu üç şeyi vermez: garantili elektrik, düz zemin ve hava bağımsızlığı. Planlama bu üç eksiği kapatmak üzerine kurulur.
Hava planı yazılı olsun
Yağmur ihtimali için B planı, etkinlikten günler önce yazıya dökülmeli: ekipman nereye çekilecek, tente ya da çadır kim tarafından kurulacak, karar kaç saat önce verilecek ve bu kararın ek maliyeti ne?
Rüzgâr da hesaba katılmalı. Hafif dekor, pano ve tente rüzgârda tehlikeye dönüşür; sabitleme yöntemi baştan konuşulmalıdır.
Sıcak havada gölge ve su, serin havada ısıtıcı gerekir. İkisi de son hafta bulunması zor kalemlerdir.
Elektrik ve zemin
Bahçede çoğu zaman jeneratör gerekir. Gücünün ses ve ışığı birlikte kaldırdığını, sessiz tip olduğunu ve yakıtın kime ait olduğunu yazılı al.
Kablo güzergâhı güvenlik meselesidir. Konukların yürüyeceği yerden geçen kablolar kanal ya da bantla kapatılmalı; yağmur ihtimalinde bağlantı noktaları yükseltilmelidir.
Zemin çim ya da toprak ise sahne ve masa ayakları batar. Platform ya da zemin kaplaması gerekip gerekmediğini mekânı gördükten sonra karara bağla.
İzin, saat ve komşuluk
Açık alanda müzik için saat sınırı ve ses seviyesi kuralları belediyeden belediyeye değişir. Site ya da toplu yaşam alanı içindeyse yönetimin kendi kuralı da vardır.
Bu sınırı etkinlikten önce öğrenmek, gece yarısı müziğin kesilmesinden çok daha ucuzdur. Programı da bu sınıra göre kurgula: en güçlü bölüm sınırın hemen öncesine denk gelmeli.
Kalabalık etkinliklerde giriş kontrolü, yönlendirme ve otopark düzeni için personel planı gerekir. Açık alanda konuklar dağılır; yönlendirme olmazsa program aksar.
Konfor, hijyen ve tahliye
Açık alanda konuk konforu programın süresini belirler. Gölge, oturma yeri ve su erişimi yoksa kalabalık planlanandan erken dağılır. Sıcak aylarda bu üçü lüks değil, zorunluluktur.
Tuvalet ve el yıkama düzeni katılımcı sayısına göre planlanır. Mekânın kendi altyapısı yetmiyorsa mobil çözüm gerekir ve bu kalem son haftaya bırakılmamalıdır.
Aydınlatma yalnız sahne için değil, güzergâh için de gerekir: otoparktan alana, alandan tuvalete giden yol karanlıksa kaza riski doğar.
Kalabalık etkinliklerde tahliye güzergâhını ve acil durumda kimin ne yapacağını yazılı belirle. Bu plan çoğu zaman hiç kullanılmaz; kullanılması gerektiğinde ise yerine konacak bir şey yoktur.